Pravilnik o obdelavi osebnih podatkov
Spoštujemo vašo zasebnost in zbiramo le podatke, potrebne za delovanje storitve. Ta pravilnik pojasnjuje, katere podatke obdelujemo, zakaj, na kateri pravni podlagi, komu jih posredujemo in kako lahko upravljate svoje podatke.
1. Kdo smo in na kaj se nanaša ta pravilnik
Ta pravilnik se nanaša na:
- spletno mesto otelumo.com;
- e-poštno dopisovanje z nami, vključno z zahtevami za povezavo hotela;
- račune hotelskega osebja in lastnikov apartmajev, ki uporabljajo platformo.
Podatki hotelskih gostov. Ko hotel v platformo vnese podatke svojih gostov (rezervacije, bivanja, plačila), je hotel upravljavec teh podatkov, Otelumo pa jih obdeluje v njegovem imenu na podlagi pogodbe o obdelavi podatkov. Za vprašanja v zvezi s temi podatki se obrnite na hotel; pomagali mu bomo odgovoriti na vašo zahtevo.
2. Katere podatke zbiramo
Podatki, ki jih posredujete sami:
- zahteva za povezavo — kdo ste (hotel ali lastnik apartmajev), ime hotela, kraj in država, število sob ali apartmajev, vaše ime oziroma kako naj vas naslovimo, e-poštni naslov, telefonska številka (neobvezno);
- račun — ime, službeni e-poštni naslov, vloga v hotelu, geslo (shranjeno samo v obliki zgoščene vrednosti);
- dopisovanje — vsebina vaših e-poštnih sporočil podpori.
Podatki, ki se zbirajo samodejno:
- dnevniki spletnega strežnika — čas zahteve, stran, vrsta brskalnika in naprave ter naslov IP v anonimizirani obliki (zadnji del naslova se ne shrani);
- dnevniki platforme — prijave v račune in dejanja uporabnikov, potrebna za varnost in revizijo.
Ne zbiramo posebnih vrst podatkov (o zdravju, prepričanjih in podobnem) in ne zahtevamo, da nam pošiljate gesla, podatke iz potnega lista ali identifikacijske številke.
3. Zakaj uporabljamo podatke in na kateri pravni podlagi
| Namen | Podatki | Pravna podlaga |
|---|---|---|
| Pregled vaše zahteve in povezava hotela | podatki iz zahteve | vaše soglasje |
| Ustvarjanje računa in zagotavljanje storitve | podatki računa | izvajanje pogodbe s hotelom |
| Odgovarjanje na zahteve za podporo | dopisovanje, kontaktni podatki | izvajanje pogodbe; vaše soglasje |
| Zagotavljanje delovanja in varnosti spletnega mesta in platforme | dnevniki | zakoniti interes za zaščito storitve |
| Izpolnjevanje zakonskih zahtev (računovodstvo, odgovori pristojnim organom) | zahtevani podatki | zakonska obveznost |
Soglasje za obdelavo podatkov iz zahteve podate tako, da v e-poštno sporočilo dodate stavek: »Soglašam z obdelavo svojih osebnih podatkov v skladu s Pravilnikom privacy-2026-10-21«. Brez ločenega soglasja podatkov ne uporabljamo za tržna e-poštna sporočila, jih ne prodajamo in na njihovi podlagi ne sprejemamo avtomatiziranih odločitev, ki bi imele za vas pravne učinke.
4. Piškotki in podobne tehnologije
Spletno mesto otelumo.com ne namešča piškotkov in ne uporablja analitike, oglaševalskih slikovnih pik, klepetov, preverjanja CAPTCHA ali zunanjih pisav in skriptov. Zato ne prikazujemo pasice za soglasje za piškotke.
Hotelska platforma uporablja samo nujno potrebne piškotke za prijavo v račun in zaščito seje. Brez njih storitev ne deluje in zanje ni potrebno soglasje. Če začnemo uporabljati druge piškotke, bomo posodobili ta pravilnik in vas prosili za soglasje.
5. Komu posredujemo podatke
Osebnih podatkov ne prodajamo in za njihovo obdelavo ne najemamo zunanjih izvajalcev. Spletno mesto, platformo in e-pošto upravljamo sami.
Podatke lahko razkrijemo samo:
- državnim organom, kadar to zahteva zakon ali sodna odločba;
- pravnemu nasledniku ob reorganizaciji ali prodaji dejavnosti, z obveznostjo spoštovanja tega pravilnika.
6. Kje se hranijo podatki
Podatki posameznega hotela — računi zaposlenih, dopisovanje in podatki gostov — se hranijo na strežnikih v državi, kjer je hotel. Tako lahko upoštevamo lokalno zakonodajo o hrambi osebnih podatkov.
Podatkov ne prenašamo iz te države, razen kadar to zahteva zakon ali ste v to privolili.
7. Roki hrambe
Podatkov ne hranimo dlje, kot je potrebno za namene, za katere so bili zbrani.
| Podatki | Rok |
|---|---|
| Dnevniki spletnega strežnika | do 14 dni |
| Zahteva, če hotel ni povezan | 12 mesecev od zadnjega e-poštnega sporočila |
| Račun in dopisovanje povezanega hotela | trajanje pogodbe + 3 leta |
| Podatki, ki jih moramo hraniti po zakonu | zakonsko določen rok |
Po izteku roka se podatki izbrišejo ali anonimizirajo.
8. Varnost
Izvajamo organizacijske in tehnične zaščitne ukrepe: šifriranje med prenosom (HTTPS/TLS), zgoščevanje gesel, nadzor dostopa po načelu najmanjših pravic, dvofaktorsko preverjanje pristnosti za zaposlene, varnostne kopije in beleženje dejavnosti.
Noben sistem ni povsem varen. Če incident vpliva na vaše podatke, bomo pristojni organ in vas obvestili v rokih, ki jih določa veljavna zakonodaja.
9. Vaše pravice
Glede na zakonodajo vaše države imate pravico:
- do dostopa — izvedeti, ali obdelujemo vaše podatke, in prejeti njihovo kopijo;
- do popravka — popraviti netočne ali nepopolne podatke;
- do izbrisa — zahtevati izbris podatkov;
- do omejitve — zahtevati začasno omejitev obdelave;
- do prenosljivosti podatkov — prejeti podatke v strojno berljivi obliki;
- do ugovora — ugovarjati obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu;
- kadar koli preklicati soglasje; to ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem;
- vložiti pritožbo pri organu za varstvo podatkov svoje države ali pri sodišču.
Za uveljavljanje pravic pišite na support@otelumo.com z naslova, ki ste nam ga posredovali. Za preklic soglasja zadostuje stavek: »Preklicujem soglasje za obdelavo osebnih podatkov«. Morda vas bomo prosili za potrditev identitete. Odgovorili bomo v roku, ki ga določa veljavna zakonodaja, najpozneje pa v 30 delovnih dneh.
10. Otroci
Storitev je namenjena hotelom in njihovim zaposlenim ter ni namenjena osebam, mlajšim od 18 let. Njihovih podatkov zavestno ne zbiramo. Če izveste, da nam je otrok poslal svoje podatke, nam to sporočite in jih bomo izbrisali.
11. Spremembe pravilnika
Ta pravilnik lahko posodobimo. Ob vsaki spremembi se spremenita številka različice in datum začetka veljavnosti. Uporabnike platforme bomo o pomembnih spremembah vnaprej obvestili po e-pošti. Če se nameni obdelave spremenijo, bomo zaprosili za novo soglasje.